Svenska Spels information om behandling av personuppgifter avseende Spelombud, Lottombud och Vegas affärspartners

Personuppgiftsansvar

För Spelombud som enbart säljer turprodukter[1], Lottombud samt Vegas affärspartners är AB Svenska Spel, org nr 556460-1812, Norra Hansegatan 17, 621 80 Visby, tel. 0770-11 11 11 personuppgiftsansvarig. Dataskyddsombudet når du genom e-post till dataskyddsombudet@svenskaspel.se eller brevledes till Svenska Spels Dataskyddsombud, SE-106 10 Stockholm.

För Spelombud som säljer sport-produkter[2] är Svenska Spel Sport & Casino AB, org nr 559128-4731, Norra Hansegatan 17, 621 80 Visby, tel. 0770-11 11 11 personuppgiftsansvarig. Sport & Casinos dataskyddsombud når du genom e-post till dso.sportcasino@svenskaspel.se eller brevledes till Svenska Spel Sport & Casino AB, Dataskyddsombud, SE-106 10 Stockholm.

Med ”Svenska Spel” nedan i detta dokument kan antingen AB Svenska Spel eller Svenska Spel Sport & Casino AB avses, eller båda.

Behandling av personuppgifter

Vilken behandling av personuppgifter som utförs är dels beroende av vilken typ av ombud du företräder, dels vilken roll du har hos ombudet.

Olika typer av ombud hos Svenska Spel:

  • Vegas affärspartner – En inrättning som tillhandahåller spel på Vegas värdeautomater
  • Lottombud – En inrättning som enbart säljer fysiska lotter från Svenska Spel som t ex Triss
  • Spelombud Tur – En spelbutik som säljer turprodukter
  • Spelombud Sport – En spelbutik som säljer sportspel

Ett ombud kan samtidigt vara Lottombud, Spelombud Tur och Spelombud Sport eller varianter av kombinationer av dessa tre ombudstyper.

Roller:

  • Du är ägare, styrelseledamot eller VD i bolaget – dvs, du är en legal företrädare för ombudet (”Legal roll”).
  • Du jobbar som butikschef eller annan operativ roll, lott- och/eller spelsäljare hos någon av ovanstående former av ombud (”Operativ roll”).

Du kan självklart ha flera olika roller om du t ex både är ägare och säljer spel i butiken.

I kommentarskolumnen i tabellen nedan ser du vilka ombudstyper och roller som behandlingen gäller.

[1] Exempelvis Lotto, Keno, Eurojackpot. För fullständig produktförteckning se svenskaspel.se/tur
[2] Exempelvis Stryktipset, Bomben. För fullständig produktförteckning se spela.svenskaspel.se

Ändamål och behandling

Vilka uppgifter behandlas?

Rättslig grund och eventuell överföring till annan mottagare

Kan du motsätta dig behandlingen?

Hur länge sparas uppgifterna?

Kommentar roll och ombudstyp

Avtalshantering

Marknads-bearbetning av restaurangägare som innehar serveringstillstånd för eventuellt partnerskap om försäljning av Vegas-spel. Uppgifter om restauranger som beviljats serveringstillstånd köps in av bolag som tillhandahåller denna slags information. Uppgifterna kompletteras med uppgifter om företagsnamn, organisationsnummer, telefonnummer till företaget, och information om företrädare om kontakt för eventuell avtalsskrivning inleds. Svenska Spel har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna. Ja, du kan kontakta Svenska Spels support och meddela att Svenska Spel inte ska behandla dina personuppgifter för detta ändamål. De kompletterande uppgifterna som innehåller personuppgifter gallras efter tre månader, om inte företaget visat intresse för att ingå ett avtal med Svenska Spel. Restaurangens namn, adress och att det finns ett serveringstillstånd sparas så länge det finns ett serveringstillstånd. Gäller Legala roller för potentiella Vegas affärspartners
Ansökan om att bli Vegas affärspartner Namn, personnr, mobilnummer och e-post på en firmatecknare samt primärkontakt sparas. Behandlingen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal med någon som den registrerade representerar. Nej, behandlingen är nödvändig för att utredning av partnerskap ska kunna göras. Gallring av ansökan sker två år efter avslag, alternativt i samband med avtalsskrivning. Gäller Legala roller för potentiella Vegas affärspartners
Ansökan om att bli spelombud Tur eller Sport Namn, personnr, kontaktuppgifter på en firmatecknare sparas, samt namn, kontaktuppgifter på eventuell butikschef och namn och e-post till den som fyller i ansökan. Behandlingen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal med någon som den registrerade representerar. Nej, behandlingen är nödvändig för att utredning av ombudskap ska kunna utföras. Gallring av ansökan sker två år efter avslag, alternativt i samband med avtalsskrivning. Gäller Legala roller och vissa operativa roller för potentiella Spelombud Tur och Sport
Kreditkontroll – Svenska Spel gör en kreditprövning på företaget och dess företrädare innan avtal tecknas och sedan kontinuerligt under hela avtalsförhållandet. Organisationsnummer, företagsnamn, namn, personnummer, adress, kreditbedömningar på både företaget och dess företrädare. Svenska Spel har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna. Ja, du kan invända mot behandlingen men Svenska Spel anser att behandlingen är nödvändig för att säkerställa ombudets betalningsförmåga i den framtida relationen så då kan du inte vara ombud. (Det föreligger tvingande berättigade skäl samt utövande eller försvar av rättsliga anspråk). Den senaste kreditbedömningen uppdateras löpande under hela avtalsförhållandet och den tidigare skrivs över.

Vid avtalets upphörande gallras uppgifterna direkt.

Gäller Legala roller för samtliga ombudstyper.
Upprättande av ombudsavtal Namn, personnr, mobilnummer och e-post på kontaktperson. Vidare behandlas information om bolagets företrädare, autogiro för betalningar samt ett unikt ombuds- respektive affärspartnernummer skapas. Fullgörande av avtal. Nej, behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet då kontaktuppgifter är nödvändigt för att kunna upprätthålla avtalsförhållandet. Gallring sker 10 år efter avtalets upphörande. Gäller Legala roller för samtliga ombudstyper
Ombudsregistrering – Godkännande av Spelinspektionen Personnummer, skuldutdrag/skuldfrihetsbevis från Kronofogdemyndigheten, bevis om att näringsförbud inte föreligger samt konkursfrihetsbevis från bolagsverket, senaste beskedet om slutligskatt från Skatteverket inhämtas från bolag som tillhandahåller denna slags uppgifter avseende de personer som omfattas av en så kallad lämplighetsprövning vid registrering av ombudet hos Spelinspektionen. De personer som omfattas måste även inkomma med utdrag ur belastningsregistret. Det följer av regelverket för tillhandahållande av spel att ombud och affärspartners måste registreras hos Spelinspektionen (rättslig förpliktelse). Nej, behandlingen är nödvändig för att fullfölja en rättslig förpliktelse kopplat till ditt ombudskap med Svenska Spel. Uppgifterna sparas under hela avtalsrelationen och därefter i fem år i enlighet med Spelinspektionens direktiv. Gäller Legala roller för Vegas affärspartners samt Spelombud Sport

Terminalhantering

Registrering och administration av spelsäljare och terminal-administratörer För- och efternamn, personnummer, mobilnummer, användarnamn, lösenord och fingeravtryck. Svenska Spel har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna.

För registrering av fingeravtryck för enklare inloggning lämnar du ditt samtycke.

Ja, du kan invända men då kan du inte vara spelsäljare eller speladministratör för behandlingen är nödvändig då Svenska Spel anser sig ha ett tvingande berättigat intresse av att kunna sälja spel på ett säkert sätt med spårbarhet till en enskild spelsäljare.

Du kan däremot själv välja att ge och dra tillbaka ditt samtycke gällande inloggning med fingeravtryck. Funktion för att dra tillbaka ditt samtycke om fingeravtryck finns lättillgängligt i terminalen i inloggat läge.

Enligt avtal mellan Svenska Spel och ombudet ska administrationsansvarig hos ombudet omedelbart ta bort användare som inte längre ska ha behörighet. Gäller Operativa roller för Spelombud Tur och Sport
Inloggning i terminalen och spelsäljares aktiviteter avseende spel och vinsttransaktioner. Användar-ID, transaktion. Svenska Spel har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna. Ja, du kan invända men då kan du inte vara spelsäljare för behandlingen är nödvändig då för att tillgodose Svenska Spel anser sig ha ett tvingande berättigat intresse av att kunna sälja spel på ett säkert sätt med spårbarhet till en enskild spelsäljare. Samtliga transaktioner gallras efter 18 månader. Gäller Operativa roller för Spelombud Tur och Sport

Utbildning och regelefterlevnad

Användarregistrering i Svenska Spels webbaserade utbildningssystem samt anmälan och deltagande i frivilliga och obligatoriska utbildningar. Namn, personnummer, mobilnummer, mailadress, arbetsplats, utbildning, utbildningsstatus.

Är du personalansvarig för ombudet eller affärspartnern kan du även se din personals uppgifter.

Svenska Spel har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna. Ja, du kan invända, men då kan du inte vara ombud då Svenska Spel anser sig ha ett tvingande berättigat intresse av att kunna tillhandahålla olika former av webbaserade utbildningar bland annat så att regelverk för tillhandahållande av spel ska kunna upprätthållas. Information om genomförda utbildningar gallras efter tre års inaktivitet. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper
Hantering av bokningar och andra önskemål i samband med utbildning. Namn, personnummer, arbetsplats, kontaktuppgifter, resebokningar, ev. hotellbokningar, önskemål och ev. allergier samt övriga nödvändiga noteringar i samband med utbildningen. Väljer du att uppge information om allergier eller specialkost gör du det med ditt aktiva samtycke.

Uppgifter i övrigt måste behandlas för att hantera dina bokningar och önskemål och är därmed en del av att fullgöra ett avtal med dig.

Uppgifterna kan komma att överföras till upphandlade samarbetspartners som sköter bokningar.

Nej, du kan inte invända mot behandlingen. Om behandlingen baseras på ett samtycke kan du återkalla samtycket, men då kan inte dina önskemål om t ex specialkost uppfyllas. Personliga noteringar inklusive eventuell information om allergier gallras max en månad efter genomförd utbildning. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper
Tillsynshantering i form av provköp och andra typer av tillsynsärenden där Svenska Spel kontrollerar ombud. Organisationsnummer, företagsnamn, ombuds- eller affärspartnernummer, namn, eventuellt användar-ID, resultat av tillsynen. Svenska Spel har ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna. Ja, du kan invända mot behandlingen men Svenska Spel anser att behandlingen är nödvändig för att säkerställa ombudets följsamhet av regelverk och avtal så då kan du inte vara ombud. (Det föreligger tvingande berättigade skäl samt utövande eller försvar av rättsliga anspråk). Gallring av specifika personuppgifter sker direkt efter avslutat tillsynsärende om inte ärendet föranleder ytterligare åtgärder och att ett ärende initieras. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper

 Support, information och relation

Support via telefon och mail inklusive reklamationer. Ombuds- eller affärspartnernummer.

Uppgifter om dig som representant för ett ombud som krävs för att lösa ärendet samt de uppgifter du väljer att lämna. Ett ärende läggs upp i ärendehanteringssystemet och uppgifterna behandlas för att kunna ge den hjälp och återkoppling du har behov av.

Fullgörande av avtal. Nej, du kan inte motsätta dig behandlingen om du vill få hjälp via Svenska Spels support. Supportärenden gallras 24 månader efter avslutat ärende. Gäller operativa roller för alla ombudstyper
Uppföljning av ärendehantering hos Svenska Spels support vad avser kvalité, utbildning och vid tvister. Samtal spelas in i kvalitets- och utbildningssyfte samt vid eventuell tvist för att kontrollera vad som överenskommits. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Svenska Spels berättigade intresse av att kunna säkra sin kvalitet och hantera tvister. Nej, du kan inte motsätta dig denna behandling om du ringer Svenska Spels support då vi har tvingande berättigade skäl att upprätthålla kvalitetsarbetet och kunna verifiera vad som sagts, och detta intresse väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller sker för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Inspelade support-samtal sparas i sex månader efter samtalet om det inte är förenat med en utredning vid tvist då det sparas tills tvisten är avgjord. Gäller operativa roller för alla ombudstyper
Installation och support på plats av Svenska Spels upphandlade servicetekniker. Uppgifter om dig som representant för ett ombud som krävs för att hantera ärendet.  Ett ärende läggs upp i ärendehanteringssystemet och uppgifterna behandlas för att kunna ge den hjälp och återkoppling du har behov av.  Fullgörande av avtal. Nej, uppgifterna är nödvändiga för att kunna installera Svenska Spels utrustning eller avhjälpa eventuella problem med utrustningen eller kommunikationen. Personuppgifterna Installations- och supportärenden gallras 12 månader efter avslutat ärende. Gäller operativa roller för alla ombudstyper.
Löpande information via e-post som skickas till dig som representant för ett ombud med syfte att hantera Svenska Spels produkter och tjänster på rätt sätt. Till exempel nya regler, information om nya spel eller påminnelse om utbildningar. Namn, e-post, mobilnummer. Berättigat intresse. Behandlingen syftar till att skicka ut information till våra ombud om exempelvis nya regler spellanseringar eller andra förändringar som påverkar deras arbete med våra produkter. Ja, du kan avsäga dig information från Svenska Spel. För att avregistrera dig, kontakta Svenska Spels support. Gallring av utskick sker efter tre månader. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper
Inbjudan, svar och deltagande på Svenska Spels anordnade events. Namn, telefonnummer, e-post, ombudstillhörighet. Information relaterat till bokningar av resa, logi, måltider samt övriga noteringar i relation till eventet vid deltagande. Samtycke. Ja, du väljer själv om du vill delta. Informationen om att du deltagit på ett event gallras tre år efter genomfört event. All övrig information gallras inom tre månader efter genomfört event. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper.
Upprätthållande av relation genom noteringar om platsbesök, telefonsamtal eller annan digital kontakt. Uppgifter om dig som representant för ett ombud samt de uppgifter du väljer att lämna, som är relevanta för relationen och den aktuella kontakten. Berättigat intresse. Behandlingen görs för att veta vilken information du erhållit vid platsbesök och liknande, samt att vi ska kunna kontakta dig för att hjälpa eller påminna dig i olika ärenden. Nej, du kan inte motsätta dig att Svenska Spel gör nödvändiga noteringar om genomförda besök/kontakter och/eller vad ni kommit överens om. Uppgifterna gallras 12 månader efter avtalets upphörande och löpande efter 24 månader under befintlig avtalsrelation. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper.
Inloggningsuppgifter till Svenska Spels Extranät. Namn, e-post, användarnamn, lösenord, telefonnummer. Berättigat intresse. Behandlingen görs för att du ska kunna ta del av avtalet och dess villkor samt få information och delta i olika typer av utmaningar. Ja, du behöver inte registrera personuppgifter för att använda tjänsten utan kan använda den anonymt. Personuppgifter kopplade till ombudet gallras genom avidentifiering en månad efter avtalets upphörande. Gäller operativa roller för alla ombudstyper.
Ombud- och affärspartner-undersökningar. Uppgifter om organisationen så som ombuds- eller affärspartnernummer, namn, adress, kontaktperson och kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer, adress). Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Svenska Spels berättigade intresse av att bedriva ett kvalitets- och uppföljningsarbete.

Externa undersökningsinstitut kan komma att utföra dessa undersökningar å Svenska spels vägnar.

Ja, du kan välja att inte delta i undersökningen. Kontaktuppgifterna raderas direkt efter genomförd undersökning. Dina svar avidentifieras och kan inte kopplas tillbaka till dig som representant för ett specifikt ombud. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper.

Legala krav och juridisk ärendehantering

Ärendehantering avseende legala frågor. Dina personuppgifter kan vara sökbara i det ärendehanteringssystem som används som stöd i legala frågor, exempelvis vid tvister. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Svenska Spels berättigade intresse av att kunna hantera legala frågor. Ja, du kan invända mot denna behandling men Svenska Spel anser sig ha tvingande berättigade skäl att hantera sina legala frågor, och detta intresse väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller sker för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.  Det betyder att du inte kan hantera Svenska Spels produkter och tjänster om du motsätter dig denna behandling. Ett ärende arkiveras ett år efter att det avslutats och raderas permanent 10 år efter att det avslutats. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper
Uppfyllande av Spelinspektionens krav på att spara information om speltransaktioner. Transaktioner, vilket innefattar spelsäljarens användar-ID. Det följer av Spelinspektionens föreskrifter att lagra speltransaktioner under denna period. (Rättslig förpliktelse). Nej, du kan inte motsätta dig behandlingen då det är en rättslig förpliktelse. Uppgifterna gallras efter fem år. Gäller enbart operativa roller för Spelombud Tur och Sport
Att förhindra spelfusk, bedrägerier och olika slags säkerhetsrelaterade incidenter. Uppgifter om dig såsom ditt namn, personnummer, användar-ID; transaktioner utförda av dig i Svenska Spels terminal och IP-adresser du använt kan komma att användas. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som följer av spellagen att motverka spelfusk och olika slags säkerhetsrelaterade incidenter.

Uppgifter kan inhämtas från offentliga externa källor såsom Skatteverket och delas med samarbetspartners med vilka Svenska Spel har ett avtal om att samarbeta vid denna typ av utredningar, såsom exempelvis idrottsföreningar.

Nej, du kan inte motsätta dig att Svenska Spel behandlar dina uppgifter för att motverka spelfusk eller olika slags säkerhetsrelaterade incidenter då detta följer av rättsliga förpliktelser. Ärendena avslutas löpande och varje år gallras ärenden som är mer än tre år gamla. Kan gälla samtliga roller hos alla ombudstyper
Att förhindra brott mot avtal. Uppgifter om dig såsom ditt namn, personnummer, användar-ID; transaktioner utförda av dig i Svenska Spels terminal och IP-adresser du använt kan komma att användas. Svenska Spel anser sig ha tvingande berättigade skäl att behandla uppgifterna för att motverka brott mot avtal.

Uppgifter kan inhämtas från offentliga externa källor såsom Skatteverket och delas med samarbetspartners med vilka Svenska Spel har ett avtal om att samarbeta vid denna typ av utredningar.

Ja, du kan motsätta dig behandling för att motverka brott mot avtal men Svenska Spel anser sig ha tvingande berättigade skäl och detta intresse väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller sker för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Det betyder att du inte kan hantera Svenska Spels produkter och tjänster om du motsätter dig denna behandling. Ärendena avslutas löpande och varje år gallras ärenden som är mer än tre år gamla. Kan gälla samtliga roller hos alla ombudstyper
Att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Regelverket för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism ställer bland annat krav på identifiering, övervakning och rapportering. Alla uppgifter som finns tillgängliga om dig används i detta syfte. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som följer av lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Uppgifter kan också inhämtas från offentliga externa källor såsom Skatteverket.

Uppgifter kan komma att lämnas ut till polisen i enlighet med lagstiftningen.

Nej, du kan inte motsätta dig denna behandling om du hanterar Svenska Spels produkter och tjänster. I enlighet med lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism sparar Svenska Spel dina uppgifter i fem år. Gäller samtliga  roller för Spelombud Sport och Vegas affärspartners.
Hantering av olika slags myndighets-förfrågningar. Olika myndigheter kan med stöd av lag begära ut viss information om ombud och det kan innefatta uppgifter om företrädare och anställda. Svenska Spel hanterar sådana ärenden med stöd av ett ärendehanteringssystem där uppgifter om förfrågan läggs in. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som följer av lag. Svenska Spel kontrollerar alltid att det finns legalt krav på utlämnande av uppgifterna innan utlämnande sker. Nej, du kan inte motsätta dig behandlingen då Svenska Spel har en rättslig förpliktelse att följa tillämpliga lagar. Ärendena loggas när de avslutats och varje år gallras ärenden som är mer än tre år gamla. Mailkorrespondensen i ärendena gallras efter ett år. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper

Systemförvaltning och systemsäkerhet

För att kunna vidareutveckla IT-system samt säkerställa hög prestanda och tillgänglighet har Svenska Spel utvecklingsmiljöer och säkerhetskopiering. Vid tester kan uppgifter om dig och din användning av Svenska Spels system komma att behandlas i olika testmiljöer.

Dina uppgifter lagras också i system för säkerhetskopior.

Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Svenska Spels berättigade intresse av att vidareutveckla sina tjänster samt säkra drift utan avbrott. Ja, du kan motsätta dig denna behandling men Svenska Spel anser sig ha tvingande berättigade skäl att vidareutveckla sina IT-system samt säkra drift utan avbrott, och detta intresse väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Du kan därför inte motsätta dig denna behandling om du hanterar Svenska Spels produkter och tjänster. Vi använder personuppgifter för verkliga ombud enbart för att testa prestanda och belastning av systemet, annars använder vi primärt fiktiva eller informerad personals personuppgifter. Om vi använder verkliga personuppgifter i testmiljöer så gallras de genast efter slutförda tester. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper
För att tillhandahålla en säker IT-miljö för hantering av spel övervakas IT-systemen och dess användning. Vid larm eller fel görs felsökning i syfte att säkerställa en trygg IT-miljö. Vid övervakning och felsökning av olika system kan din IP-adress och andra personuppgifter som kan kopplas till dig och din användning av Svenska Spels system komma att analyseras. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Svenska Spels berättigade intresse av att upprätthålla och kvalitetssäkra sina IT-system. Ja, du kan motsätta dig denna behandling men Svenska Spel anser sig ha tvingande berättigade skäl att säkra sina IT-system, och detta intresse väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller sker för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.  Du kan därför inte motsätta dig denna behandling om du hanterar Svenska Spels produkter och tjänster. Loggar för övervakning och felsökning sparas i tre månader. Kan gälla samtliga roller för alla ombudstyper